perencanaan

 proses prencanaan

  

 Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.

Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan

• Dari atas ke bawah (top-down). Pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yang terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.

Dari bawah ke atas (bottom-up). Pendekatan ini merupakan upaya melibatkan semua pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil dalam perencanaan adalah keputusan mereka bersama, dan mendorong keterlibatan dan komitmen sepenuhnya untuk melaksanakannya. Kelemahannya memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk perencanaan. Diperlukan pengembangan budaya perusahaan yang sesuai.

 Pengertian Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

  

Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

Karena tindakannya berurutan, berarti ada tahapan yang dilalui dalam perencanaan, antara lain :
1. Identifikasi Persoalan;

2. Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif;

3. Proyeksi keadaan di masa akan datang;

4. pencarian dan penilaian berbagai alternative;

5. penyusunan rencana terpilih.

Syarat-Syarat perencanaan yang baik :

• Logis, masuk akal;
• Realistik, nyata;
• Sederhana;
• Sistematik dan ilmiah;
• Obyektif;
• Fleksibel;
• Manfaat;
• Optimasi dan efisiensi.

Syarat-syarat perencanaan tersebut ada karena :

• Limitasi dan kendala;
• Motivasi dan dinamika;
• Kepentingan bersama;
• Norma-norma tertentu.

 Faktor-faktor dasar perencanaan :

• Sumber daya (alam, manusia, modal, teknologi);
• Idiologi dan falsafah;
• Sasaran dari tujuan pembangunan;
• Dasar Kebijakan;
• Data dan metode;
• Kondisi lingkungan, sosial, politik dan budaya.

4 Tahap Perencanaan Fungsi manajemen

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

   Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusantentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya nya secara tidak efektif.

2.      Merumuskan kadaan saat ini.

   Pemahaman dari posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat inidi analisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi. Terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam orgaisasi.

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

   Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yag dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

4.     

 1.MENETAPKAN TUJUAN.

    Ingin membuka usaha warnet dengan tujuan ingin membawa masyarakat luas agar lebih mengenal teknologi masa kini.

2.MERUMUSKAN KE ADAAN.

     Keadaan pada sa’at ini dalam usaha warung internet(warnet) sangat lah baik karna banyak nya fasilitas-fasilitas di dalam internet seperti game,facebook,dll yang mampu menjadi daya tarik terhadap konsume. Pemakai intenet juga tidak d batasi oleh umur sehingga seluruh masyarakat dapat menggunakan nya.

3.MENGIDENTIFIKASIKAN KEMUDAHAN DAN HAMBATAN.

      Kemudahan dalam usaha warnet yaitu:

      1.Peminat yang cukup banyak   

      2.Cukup mudah dalam pengolahan usaha nya

      3.Keuntungan yg cukup mejanjikan.

      Hambatan dalam usaha warnet yaitu:

       1.Mengeluarkan modal yang cukup besar

       2.Mudah tau rentan nya terjadi kerusakan terhadap komputer-komputer

4. MENGEMBANGKAN RENCANA USAHA

    Pengembangan dalam usaha kita bisa membuat cabang-cabang yg lain dan kita bisa menambah kan produk jual seperti aksesoris komputer dll.                                                                                                                                                              

                                                       

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
 

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
 

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
 

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
 

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

 Rencana Strategik

Dari beberapa pengertian yang diutarakan para ahli manajemen tersebut pada dasarnyamenjelaskan bahwa strategi mengandung pengertian-penertian sebagai berikut:a. Merupakan tujuan jangka panjang untuk mencapai keunggulan bersaing.b. Merupakan respon jang adaftif terhadap kondisi yang akan datang.c. Merupakan kegiatan terus menerus yang senantiasa meningkat.d. Yang selalu berorientasi pada pelanggan/ kastemer.e. Merupakan kekuatan motivasi bagi penyelenggara dan masyarakatf. Selalu bertitik tolak dari peluang dan ancaman, kekuatan dan kelemahang. Selalu berangkat dari apa yang dapat terjadi dan bukan apa yang terjadih. Merupakan paduan konsep dan seni dalam merumuskan, melaksanakan dan mengevaluasiuntuk mencapai tujuan organisasi.2. Fungsi Perencanaan.a. Penerjemah kebijakan Umum: kebijakan umum ditetapkan oleh pimpinan, perluditerjemahkan secara konkrit, jelas, komprehensi dan bertahap.b. Perkiraan yang bersifat ramalan: perkiraan masa depan yang dianalisis secara ilmiahberdasarkan fakta dan data masa lalu dan sekarangc. Berfungsi ekonomi: sumber daya yang terbatas, maka pemanfaatannya perlu perencanaanyang matang sesuai dengan kebutuhand. Memastikan suatu kegiatan: rencana yang mengatur hak dan kewajiban, tugas dantanggung jawab serta wewenang mereka, sehingga staf akan bekerja dengan penuh kepastian.e. Alat koordinasi: koordinasi merupakan kegiatan penting dalam pelaksanaan fungsimanajemen dalam mencapai tujuan, kaitan pekerjaan satu dgn yang lain, kapan danbagaimana pelaksanaan, sehingga menjadi terpadu dan harmonisf. Alat/sarana pengawasan: manajer untuk mengetahui apakah suatu kegiatan telah dilakukandengan hasil memuaskan, realisasi sesuai/tidak.3. Macam Perencanaan.a. Dilihat dari sisi waktu :1) Perencanaan Jangka Panjang: perencanaan masih berbentuk garis-garis besar yang bersifatsangat strategis dan umum, rencana menjangkau waktu 20 – 30 tahun ke depan.2) Perencanaan Jangka Menengah: perencanaan jangka panjang dipecah menjadi beberapatahapan pelaksanaan jangka menengah, setiap tahapan disesuaikan dengan prioritas, denganrentang waktu 3 – 5 tahun.

                               

Factor waktu dan perencanaan

factor waktu perencanaan dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

 Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic. 

 Penetapan Tujuan

Misi dan tujuan organisasi    

   Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

2 unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

 Fungsi Tujuan Organisasi

1.       Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

2.      Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

3.      Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

4.       Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

5.      Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Management by Objective (MBO)

Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.

MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.

MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :

·         Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.

·         Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.

·         Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.

·         Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.

Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.

                                                

 Pembuatan Keputusan

Tipe-Tipe Keputusan

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

·         Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

·         Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

·         Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

Proses pembuatan keputusan

1.      Pemahaman dan perumusan masalah

Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan 

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

7. evaluasi atas hasil keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan

Kelemahan

Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, .

1.      Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok. 5.      Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

      


Nama :Mahinder singh
Kelas : 1DB09
Npm  : 34112390
Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan